Forguard: Optionen für die Rechnungsautomatisierung

Die Rechnungsautomatisierung ist eine Funktion für Dienstleister, die dabei hilft, bezahlte Zugriffsperioden für ihre Kunden (Forguard-Benutzer) zu verwalten.

Zuvor musste ein Dienstleister in der GPS-Trace Console einen Kundenplan zuweisen, um ein Forguard-Konto für sich selbst oder für einen Kunden zu erstellen. Ein Kundenplan definiert die Hauptkontokonfiguration (verfügbare Module, Speicher, Geräte- und Geozaun-Limits)
Jetzt enthält jeder Kundenplan auch optionale Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung – Sie können diese aktivieren und konfigurieren oder die Rechnungsautomatisierung für den Plan deaktiviert lassen.

Die Rechnungsautomatisierung ist kein Zahlungsgateway und verarbeitet oder sammelt Zahlungen nicht automatisch. Ihr Zweck ist es, die Logik des Abrechnungszyklus für ein Konto zu verwalten.

Diese Funktion ermöglicht es einem Dienstleister,:

• festzulegen, wie oft eine Zahlung vom Kunden erwartet wird;
• den Kunden vor der Zahlungsfrist zu benachrichtigen;
• optional das Konto zu sperren, wenn die Zahlung überfällig ist;
• den aktiven Abrechnungszeitraum nach Zahlungseingang manuell zu verlängern.

Betrachten wir drei primäre Szenarien für die Konfiguration und Verwaltung von Workflows zur Kundenzahlungserfassung.

Szenario 1. So erstellen Sie einen Plan mit Einstellungen für die periodische Zahlung.

Der erste Schritt bei der Kontoerstellung in Forguard ist der Kundenplan.

So erstellen Sie einen neuen Plan:

1. Gehen Sie zu Ihrer GPS-Trace Console - Forguard - Kundenpläne.
2. Wählen Sie + Kundenplan erstellen.
3. Konfigurieren Sie den Namen des Plans, seine Beschreibung, den Partnerplan, auf dem Ihr neuer Plan basieren wird, sowie die Anzahl der Geräte, den Speicher, die Anzahl der Geozaun und eine Reihe von Modulen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Im zweiten Schritt des Prozesses können Sie die Rechnungsautomatisierung selbst einrichten:

1. Aktivieren Sie den Schalter Zahlungsperiode. Er bestimmt, wie häufig Zahlungen erfolgen sollen. Bei der Kontoaktivierung wird das erwartete Zahlungsdatum automatisch basierend auf dem Aktivierungsdatum zugewiesen.
2. Sie können 1, 3 oder 12 Monate vorkonfiguriert auswählen oder Ihren eigenen Zeitraum (z. B. 8 Monate) einrichten.
3. Benachrichtigungen. Aktivieren Sie den Schalter Vor Zahlung benachrichtigen. In diesem Feld können Sie auch eine benutzerdefinierte Anzahl von Tagen einstellen.
4. Autoblockierung. Wenn Sie das Konto nach dem Fälligkeitsdatum der Zahlung sperren möchten, aktivieren Sie den nächsten Schalter und legen Sie eine Anzahl von Tagen fest. Wenn Ihr Kunde sofort am Stichtag gesperrt werden soll, geben Sie einfach 0 in dieses Feld ein.
5. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Nachdem Sie Benutzer diesem Plan zugewiesen haben, sehen Sie auf dieser Seite alle Kundenkonten, die auf diesem Plan basieren. Beachten Sie, dass Sie die persönlichen Kontoeinstellungen für periodische Zahlungen direkt im Benutzerkonto ändern können, auch wenn dieser Benutzer diesen Kundenplan hat.

Szenario 2. Wir haben einen neuen Plan mit Einstellungen für die periodische Zahlung. Wie erstellt man ein Benutzerkonto darauf oder ändert den aktuellen Plan eines Benutzers und was passiert mit einem bereits aktivierten Konto?

Der Kontoerstellungsprozess ist der Standardprozess und Sie können den Prozess in der Dokumentation hier überprüfen.

Deshalb gehen wir zu dem Fall über, in dem wir den Kundenplan von einem ohne periodische Zahlungseinstellungen zu einem neuen mit solchen ändern.

Um den Verlust von Kundendaten oder Funktionalität zu vermeiden, weisen Sie Konten einem Plan zu, der auf derselben Partnerplan-Ebene oder höher basiert (z. B. von Lite+ zu Lite+ oder Advanced).

Führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

• Gehen Sie zu Ihrer GPS-Trace Console - Forguard - Kontenliste.
• Suchen Sie das benötigte Kundenkonto und gehen Sie zu dessen Seite.
• Überprüfen Sie noch einmal den aktuellen Kundenplan, um keine wesentlichen Details zu löschen.
• Überprüfen Sie, ob das Autoblockierungsdatum bereits existiert. Wenn Sie es vor dieser neuen Version eingerichtet haben, muss das Datum und die Bedingungen der periodischen Zahlung möglicherweise neu berechnet werden.
• Weisen Sie einen neuen Plan mit Rechnungsautomatisierungsoptionen zu und aktualisieren Sie die Seite, um die Änderungen und neuen Daten zu sehen.

Was Sie sehen können: Es gibt 3 Meilensteine in Ihrem Zahlungserfassungsprozess:

• Nächstes Fälligkeitsdatum
• Erinnerungsdatum für die Frist
• Autoblockierungsdatum

Wenn Sie einen Kunden mit einem Autoblockierungsdatum von vor dieser Version haben, wird dieses Autoblockierungsdatum gespeichert.

So funktioniert es: Sie richten alle 3 Daten und Benachrichtigungen ein. Was wird Ihr Kunde sehen?

Nach der Zuweisung eines Plans mit Rechnungsautomatisierung können Kunden ihr Kontoablaufdatum in der Forguard-App unter Benutzereinstellungen einsehen. Die Oberfläche zeigt eine Nachricht an, den Dienstleister bei Fragen zur Zahlungsfrist zu kontaktieren.

Wenn das erste Datum erreicht ist, sieht ein Kunde ein Banner: "Zahlung fällig am {Fälligkeitsdatum}. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Anbieter." Wenn der Benutzer auf diese Zeile tippt, sieht er die Dienstleisterkarte mit Kontaktdaten.

Wenn das Fälligkeitsdatum verstrichen ist und Sie den Benutzern eine N-tägige Nachfrist nach der Zahlungsfrist gewähren, bevor ihr Konto gesperrt wird, sehen sie die Benachrichtigung im gleichen Format: "Zahlung ist überfällig. Ihr Konto wird am {Autoblockierungsdatum} gesperrt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Anbieter."

Nachdem das Autoblockierungsdatum erreicht ist, wird die Anmeldung gesperrt, obwohl die Anwendung selbst wie gewohnt weiterläuft. Dies ist der einfachste Weg, um alle Funktionen wiederherzustellen, nachdem die Zahlung eingegangen ist.

Szenario 3. Sie haben die Zahlung erhalten und müssen die periodische Zahlung für den nächsten Zeitraum verlängern.

Jetzt ist es Zeit, über die Zukunft nachzudenken. Sobald Sie die Zahlung von Ihrem Kunden bestätigen, folgen Sie diesen Schritten, um die Frist zu verlängern:

• Gehen Sie zu Ihrer GPS-Trace Console - Forguard - Kontenliste.
• Suchen Sie das benötigte Kundenkonto und gehen Sie zu dessen Seite oder tippen Sie auf das Zeichen Rechnungsautomatisierung, um es sofort zu verlängern.
  
• Wählen Sie auf der Kontoseite Rechnungsinformationen - Einstellungen.
• Tippen Sie auf die Schaltfläche Periode verlängern (dies funktioniert, wenn Sie es in den Kundenplaneinstellungen vorkonfiguriert haben – der Schalter "Zahlungsperiode" sollte aktiviert sein).
• Überprüfen Sie, ob das Datum aktualisiert wurde.
• Speichern Sie, wenn alles korrekt ist, oder bearbeiten Sie die Daten, wenn Sie andere benötigen.

Jederzeit können Sie auf der Kontoseite in der Registerkarte mit der periodischen Zahlungserfassung alle Optionen der Rechnungsautomatisierung deaktivieren oder sie auf die allgemeinen des zugewiesenen Tarifs zurücksetzen.

Die Funktion zur Rechnungsautomatisierung übernimmt die Berechnung der Zahlungsfrist, Kundenbenachrichtigungen in der Forguard-App und die automatische Kontosperrung basierend auf konfigurierten Zahlungsperioden (1, 3, 12 Monate oder benutzerdefinierte Intervalle). Dies macht das manuelle Verfolgen von Zahlungsfristen oder das Senden individueller Erinnerungen für jedes Kundenkonto überflüssig.

Wenn eine Zahlung eingegangen ist, verwenden Sie die Schaltfläche Periode verlängern in den Abrechnungseinstellungen des Kontos, um den nächsten Zahlungszyklus zu starten. Die Console berechnet alle Daten (Zahlungsfrist, Erinnerungsdatum, Autoblockierungsdatum) basierend auf dem konfigurierten Zeitraum neu.

Diese Rechnungsautomatisierung spart Ihnen Zeit, indem sie die manuelle Zahlungsverfolgung und Erinnerungen reduziert und gleichzeitig vorhersehbarere Zahlungen gewährleistet. Bei Fragen – wenden Sie sich gerne an unseren Chat.