Forguard: Optionen zur Rechnungsautomatisierung

Die Rechnungsautomatisierung ist eine Funktion für Dienstleister, die dabei hilft, bezahlte Zugriffsperioden für ihre Kunden (Forguard-Benutzer) zu verwalten.

Zuvor musste ein Dienstleister in der GPS-Trace Console einen Kundenplan zuweisen, um ein Forguard-Konto für sich selbst oder für einen Kunden zu erstellen. Ein Kundenplan definiert die Hauptkontokonfiguration (verfügbare Module, Speicher, Gerät- und Geozaun-Limits).
Jetzt enthält jeder Kundenplan auch optionale Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung – Sie können diese aktivieren und konfigurieren oder die Rechnungsautomatisierung für den Plan deaktiviert lassen.

Die Rechnungsautomatisierung ist kein Zahlungsgateway und verarbeitet oder sammelt Zahlungen nicht automatisch. Ihr Zweck ist es, die Logik des Abrechnungszyklus für ein Konto zu verwalten.

Diese Funktion ermöglicht es einem Dienstleister,:

• festzulegen, wie oft eine Zahlung vom Kunden erwartet wird;
• den Kunden vor der Zahlungsfrist zu benachrichtigen;
• optional das Konto zu sperren, wenn die Zahlung überfällig ist;
• die aktive Abrechnungsperiode nach Zahlungseingang manuell zu verlängern.

Betrachten wir drei primäre Szenarien für die Konfiguration und Verwaltung von Zahlungseinzugsprozessen für Kunden.

Szenario 1. Wie man einen Plan mit periodischen Zahlungseinstellungen erstellt.

Der erste Schritt bei der Kontoerstellung in Forguard ist der Kundenplan.

Um einen neuen Plan zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Ihrer GPS-Trace Console – Forguard – Kundenpläne.
2. Wählen Sie + Kundenplan erstellen.
3. Konfigurieren Sie den Namen des Plans, seine Beschreibung, den Partnerplan, auf dem Ihr neuer Plan basieren wird, sowie die Gerät-Anzahl, den Speicher, die Geozaun-Menge und eine Reihe von Modulen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Im zweiten Schritt des Prozesses können Sie die Rechnungsautomatisierung selbst einrichten:

1. Schalten Sie den Schalter Zahlungsperiode ein. Er bestimmt, wie oft Zahlungen erfolgen sollen. Bei der Kontoaktivierung wird das erwartete Zahlungsdatum automatisch basierend auf dem Aktivierungsdatum zugewiesen.
2. Sie können 1, 3 oder 12 Monate vorkonfiguriert auswählen oder Ihre eigene Periode (z. B. 8 Monate) einrichten.
3. Benachrichtigungen. Schalten Sie den Schalter Vor Zahlung benachrichtigen ein. In diesem Feld können Sie auch eine benutzerdefinierte Anzahl von Tagen einstellen.
4. Automatische Sperrung. Wenn Sie das Konto nach dem Fälligkeitsdatum sperren möchten, schalten Sie den nächsten Schalter ein und legen Sie eine Anzahl von Tagen fest. Wenn Ihr Kunde sofort am Fälligkeitsdatum gesperrt werden soll, geben Sie einfach 0 in dieses Feld ein.
5. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Nachdem Sie Benutzer diesem Plan zugewiesen haben, sehen Sie auf dieser Seite alle Kundenkonten, die auf diesem Plan basieren. Beachten Sie, dass Sie die Einstellungen für die periodische Zahlung des persönlichen Kontos direkt im Benutzerkonto ändern können, auch wenn dieser Benutzer diesen Kundenplan hat.

Szenario 2. Wir haben einen neuen Plan mit periodischen Zahlungseinstellungen. Wie erstellt man ein Benutzerkonto darauf oder ändert den aktuellen Plan eines Benutzers und was passiert mit einem bereits aktivierten Konto?

Der Kontoerstellungsprozess ist Standard, und Sie können den Prozess in der Dokumentation hier nachlesen.

Deshalb gehen wir zum Fall über, in dem wir den Kundenplan von einem ohne periodische Zahlungseinstellungen zu einem neuen mit solchen ändern.

Um den Verlust von Kundendaten oder -funktionen zu vermeiden, weisen Sie Konten einem Plan zu, der auf derselben oder einer höheren Partnerplan-Ebene basiert (z. B. von Lite+ zu Lite+ oder Advanced).

Führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

• Gehen Sie zu Ihrer GPS-Trace Console – Forguard – Liste der Konten.
• Suchen Sie das benötigte Kundenkonto und gehen Sie zu dessen Seite.
• Überprüfen Sie noch einmal den aktuellen Kundenplan, um keine wesentlichen Details zu löschen.
• Überprüfen Sie, ob das Datum der automatischen Sperrung bereits existiert. Wenn Sie es vor dieser neuen Version eingerichtet haben, muss das Datum und die Bedingungen der periodischen Zahlung möglicherweise neu berechnet werden.
• Weisen Sie einen neuen Plan mit Optionen zur Rechnungsautomatisierung zu und aktualisieren Sie die Seite, um die Änderungen und neuen Daten zu sehen.

Was Sie sehen können: Es gibt 3 Meilensteine in Ihrem Zahlungseinzugsprozess:

• Nächstes Fälligkeitsdatum
• Erinnerungsdatum für die Fälligkeit
• Datum der automatischen Sperrung

Wenn Sie einen Kunden mit einem Datum für die automatische Sperrung von vor dieser Version haben, wird dieses Datum für die automatische Sperrung gespeichert.

Wie es funktioniert: Sie richten alle 3 Daten und Benachrichtigungen ein. Was wird Ihr Kunde sehen?

Nach der Zuweisung eines Plans mit Rechnungsautomatisierung können Kunden ihr Kontoablaufdatum in der Forguard-App unter Benutzereinstellungen einsehen. Die Oberfläche zeigt eine Nachricht an, dass sie sich bei Fragen zur Zahlungsfrist an ihren Dienstleister wenden sollen.

Wenn das erste Datum erreicht ist, sieht ein Kunde ein Banner: „Zahlung fällig am {Fälligkeitsdatum}. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Anbieter.“ Wenn der Benutzer auf diese Zeile tippt, sieht er die Dienstleisterkarte mit Kontaktdaten.

Wenn das Fälligkeitsdatum überschritten ist und Sie den Benutzern eine Nachfrist von N Tagen nach dem Fälligkeitsdatum gewähren, bevor ihr Konto gesperrt wird, sehen sie die gleiche Benachrichtigungsformatierung: „Zahlung ist überfällig. Ihr Konto wird am {Datum der automatischen Sperrung} gesperrt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Anbieter.“

Nach dem Datum der automatischen Sperrung wird die Anmeldung blockiert, obwohl die Anwendung selbst wie gewohnt weiterläuft. Dies ist der einfachste Weg, um alle Funktionen nach Zahlungseingang wiederherzustellen.

Szenario 3. Sie haben die Zahlung erhalten und müssen die periodische Zahlung für die nächste Periode verlängern.

Jetzt ist es an der Zeit, an die Zukunft zu denken. Sobald Sie die Zahlung von Ihrem Kunden bestätigt haben, befolgen Sie diese Schritte, um die Frist zu verlängern:

• Gehen Sie zu Ihrer GPS-Trace Console – Forguard – Liste der Konten.
• Suchen Sie das benötigte Kundenkonto und gehen Sie zu dessen Seite oder tippen Sie auf das Zeichen Rechnungsautomatisierung, um es sofort zu verlängern.
  
• Wählen Sie auf der Kontoseite Rechnungsinformationen – Einstellungen.
• Tippen Sie auf die Schaltfläche Periode verlängern (dies funktioniert, wenn Sie es in den Client-Plan-Einstellungen vorkonfiguriert haben – der Schalter „Zahlungsperiode“ sollte eingeschaltet sein).
• Überprüfen Sie, ob das Datum aktualisiert wurde.
• Speichern Sie, wenn alles korrekt ist, oder bearbeiten Sie die Daten, wenn Sie andere benötigen.

Jederzeit können Sie auf der Kontoseite im Tab mit der periodischen Zahlungserfassung alle Optionen zur Rechnungsautomatisierung deaktivieren oder auf die allgemeinen Einstellungen des zugewiesenen Tarifs zurücksetzen.

Die Funktion zur Rechnungsautomatisierung übernimmt die Berechnung der Zahlungsfristen, Kundenbenachrichtigungen in der Forguard-App und die automatische Kontosperrung basierend auf konfigurierten Zahlungsperioden (1, 3, 12 Monate oder benutzerdefinierte Intervalle). Dies macht es überflüssig, Zahlungsfristen manuell zu verfolgen oder individuelle Erinnerungen für jedes Kundenkonto zu senden.

Wenn eine Zahlung eingeht, verwenden Sie die Schaltfläche Periode verlängern in den Abrechnungseinstellungen des Kontos, um den nächsten Zahlungszyklus zu starten. Die Console berechnet alle Daten (Zahlungsfrist, Erinnerungsdatum, Datum der automatischen Sperrung) basierend auf der konfigurierten Periode neu.

Diese Rechnungsautomatisierung spart Ihnen Zeit, indem sie die manuelle Zahlungsverfolgung und Erinnerungen reduziert und gleichzeitig vorhersehbarere Zahlungen gewährleistet. Bei Fragen können Sie uns gerne in unserem Chat kontaktieren.