Forguard : Options d'automatisation de la facturation

L'automatisation de la facturation est une fonctionnalité destinée aux fournisseurs de services qui aide à gérer les périodes d'accès payant pour leurs clients (utilisateurs de Forguard).

Auparavant, dans la GPS-Trace Console, un fournisseur de services devait attribuer un plan client afin de créer un compte Forguard pour lui-même ou pour un client. Un plan client définit la configuration principale du compte (modules disponibles, stockage, limites d'unités et de zones surveillées)
Désormais, chaque plan client inclut également des paramètres facultatifs d'automatisation de la facturation—vous pouvez les activer et les configurer, ou laisser l'automatisation de la facturation désactivée pour le plan.

L'automatisation de la facturation n'est pas une passerelle de paiement et ne traite ni ne collecte les paiements automatiquement. Son but est de gérer la logique du cycle de facturation pour un compte.

Cette fonctionnalité permet à un fournisseur de services de :

• définir la fréquence à laquelle le paiement est attendu du client ;
• notifier le client avant la date limite de paiement ;
• bloquer éventuellement le compte si le paiement est en retard ;
• prolonger manuellement la période de facturation active après réception du paiement.

Examinons trois scénarios principaux pour configurer et gérer les flux de travail de collecte de paiements des clients.

Scénario 1. Comment créer un plan avec des paramètres de paiement périodique.

La première étape de la création de compte dans Forguard est le plan client.

Pour créer un nouveau plan :

1. Accédez à votre GPS-Trace Console - Forguard - Plans clients.
2. Sélectionnez + Créer un plan client.
3. Configurez le nom du plan, sa description, le plan partenaire sur lequel votre nouveau plan sera basé, ainsi que le nombre d'unités, le stockage, la quantité de zones surveillées et un ensemble de modules.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

À la deuxième étape du processus, vous pouvez configurer l'automatisation de la facturation elle-même :

1. Activez le bouton Période de paiement. Il détermine la fréquence à laquelle les paiements doivent être effectués. Lors de l'activation du compte, la date de paiement prévue est automatiquement attribuée en fonction de la date d'activation.
2. Vous pouvez sélectionner 1, 3 ou 12 mois préconfigurés ou définir votre propre période (8 mois, par exemple).
3. Notifications. Activez le bouton Notifier avant le paiement. Dans ce champ, vous pouvez également définir un nombre de jours personnalisé.
4. Blocage automatique. Si vous souhaitez bloquer le compte après la date d'échéance du paiement, activez le bouton suivant et déterminez un nombre de jours. Si vous souhaitez que votre client soit bloqué immédiatement à la date limite, mettez simplement 0 dans ce champ.
5. Enregistrez vos paramètres.

Après avoir attribué des utilisateurs à ce plan, sur cette page, vous verrez tous les comptes clients basés sur ce plan. Notez que vous pouvez modifier les paramètres de paiement périodique du compte personnel directement dans le compte utilisateur, même si cet utilisateur a ce plan client.

Scénario 2. Nous avons un nouveau plan avec des paramètres de paiement périodique. Comment créer un compte utilisateur sur celui-ci ou modifier le plan actuel de l'utilisateur et que se passe-t-il avec un compte déjà activé ?

Le processus de création de compte est standard et vous pouvez consulter le processus dans la documentation ici.

C'est pourquoi nous allons aborder le cas où nous changeons le plan client d'un plan sans paramètres de paiement périodique à un nouveau plan avec ces paramètres.

Pour éviter de perdre des données ou des fonctionnalités client, attribuez les comptes à un plan basé sur le même niveau de plan partenaire ou supérieur (par exemple, de Lite+ à Lite+ ou Advanced).

Ensuite, suivez les étapes suivantes :

• Accédez à votre GPS-Trace Console - Forguard - liste des comptes.
• Recherchez le compte client nécessaire et accédez à sa page.
• Vérifiez à nouveau le plan client actuel afin de ne pas supprimer de détails essentiels.
• Vérifiez si la date de blocage automatique existe déjà. Si vous l'avez configurée avant cette nouvelle version, il peut être nécessaire de recalculer la date et les conditions de paiement périodique.
• Attribuez un nouveau plan avec des options d'automatisation de la facturation et actualisez la page pour voir les changements et les nouvelles dates.

Ce que vous pouvez voir : il y a 3 étapes clés dans votre processus de collecte de paiements :

• Prochaine date limite
• Date de rappel de la date limite
• Date de blocage automatique

Si vous avez un client avec une date de blocage automatique antérieure à cette version, cette date de blocage automatique sera conservée.

Comment ça marche : Vous configurez les 3 dates et notifications. Que verra votre client ?

Après avoir attribué un plan avec automatisation de la facturation, les clients peuvent consulter leur Date d'expiration du compte dans l'application Forguard sous Paramètres utilisateur. L'interface affiche un message invitant à contacter leur fournisseur de services pour toute question concernant la date limite de paiement.

Lorsque la première date arrive, un client verra une bannière : "Paiement dû le {Date limite}. Pour toute question, contactez votre fournisseur." Si l'utilisateur appuie sur cette ligne, il verra la carte du fournisseur de services avec les coordonnées.

Lorsque la date limite est dépassée et que vous accordez aux utilisateurs une période de grâce de N jours après la date limite de paiement avant que leur compte ne soit bloqué, ils verront la même notification : "Le paiement est en retard. Votre compte sera bloqué le {Date de blocage automatique}. Pour toute question, contactez votre fournisseur."

Après la date de blocage automatique, la connexion sera bloquée bien que l'application elle-même continue de fonctionner normalement. C'est le moyen le plus simple de restaurer toutes les fonctionnalités après réception du paiement.

Scénario 3. Vous avez reçu le paiement et devez prolonger le paiement périodique pour le prochain terme.

Il est maintenant temps de penser à l'avenir. Une fois que vous avez confirmé le paiement de votre client, suivez ces étapes pour prolonger la date limite :

• Accédez à votre GPS-Trace Console - Forguard - liste des comptes.
• Recherchez le compte client nécessaire et accédez à sa page ou appuyez sur le signe Automatisation de la facturation pour le prolonger immédiatement.
  
• Sur la page du compte, sélectionnez Informations de facturation - paramètres.
• Appuyez sur le bouton Prolonger la période (cela fonctionne si vous l'avez préconfiguré dans les paramètres du plan client - le bouton "Période de paiement" doit être activé).
• Vérifiez que la date est mise à jour.
• Enregistrez si tout est correct ou modifiez les dates si vous en avez besoin de différentes.

À tout moment sur la page du compte, dans l'onglet de collecte des paiements périodiques, vous pouvez désactiver toutes les options d'automatisation de la facturation ou les réinitialiser aux options communes du tarif attribué.

La fonctionnalité d'automatisation de la facturation gère le calcul des dates limites de paiement, les notifications client dans l'application Forguard et le blocage automatique des comptes en fonction des périodes de paiement configurées (1, 3, 12 mois ou intervalles personnalisés). Cela élimine la nécessité de suivre manuellement les dates limites de paiement ou d'envoyer des rappels individuels pour chaque compte client.

Lorsqu'un paiement est reçu, utilisez le bouton Prolonger la période dans les paramètres de facturation du compte pour démarrer le cycle de paiement suivant. La Console recalculera toutes les dates (date limite de paiement, date de rappel, date de blocage automatique) en fonction de la période configurée.

Cette automatisation de la facturation vous fait gagner du temps en réduisant le suivi manuel des paiements et les rappels tout en garantissant des paiements plus prévisibles. En cas de questions, n'hésitez pas à nous contacter via notre chat.