Forguard: Opciones de automatización de facturación

La Automatización de facturación es una función para proveedores de servicios que ayuda a gestionar los períodos de acceso pagado para sus clientes (usuarios de Forguard).

Anteriormente, en GPS-Trace Console un proveedor de servicios tenía que asignar un plan de cliente para crear una cuenta de Forguard para sí mismo o para un cliente. Un plan de cliente define la configuración principal de la cuenta (módulos disponibles, almacenamiento, límites de unidades y geocercas)
Ahora, cada plan de cliente también incluye configuraciones opcionales de Automatización de facturación; puede habilitarlas y configurarlas, o dejar la Automatización de facturación deshabilitada para el plan.

La Automatización de facturación no es una pasarela de pago y no procesa ni cobra pagos automáticamente. Su propósito es gestionar la lógica del ciclo de facturación para una cuenta.

Esta función permite a un proveedor de servicios:

• definir con qué frecuencia se espera el pago del cliente;
• notificar al cliente antes de la fecha límite de pago;
• bloquear opcionalmente la cuenta si el pago está atrasado;
• extender manualmente el período de facturación activo después de recibir el pago.

Cubramos tres escenarios principales para configurar y gestionar los flujos de trabajo de cobro de pagos de clientes.

Escenario 1. Cómo crear un plan con configuración de pago periódico.

El primer paso en la creación de cuentas en Forguard es el plan de cliente.

Para crear un nuevo plan:

1. Vaya a su GPS-Trace Console - Forguard - Planes de cliente.
2. Seleccione + Crear plan de cliente.
3. Configure el nombre del plan, su descripción, el plan de socio en el que se basará su nuevo plan, y el número de unidades, almacenamiento, cantidad de geocercas y un conjunto de módulos.
4. Pulse el botón Guardar.

En el segundo paso del proceso, puede configurar la automatización de facturación en sí:

1. Active el interruptor Período de pago. Determina la frecuencia con la que deben realizarse los pagos. Al activar la cuenta, la fecha de pago esperada se asigna automáticamente en función de la fecha de activación.
2. Puede seleccionar 1, 3 o 12 meses preconfigurados o establecer su propio período (8 meses, por ejemplo).
3. Notificaciones. Active el interruptor Notificar antes del pago. En este campo también puede establecer un número personalizado de días.
4. Bloqueo automático. Si desea bloquear la cuenta después de la fecha de vencimiento del pago, active el siguiente interruptor y determine un número de días. Si desea que su cliente sea bloqueado inmediatamente en la fecha límite, simplemente ponga 0 en este campo.
5. Guarde su configuración.

Después de asignar usuarios a este plan, en esta página verá todas las cuentas de cliente basadas en este plan. Tenga en cuenta que puede cambiar la configuración de pago periódico de la cuenta personal directamente en la cuenta de usuario, incluso si este usuario tiene este plan de cliente.

Escenario 2. Tenemos un nuevo plan con configuración de pago periódico. ¿Cómo crear una cuenta de usuario en él o cambiar el plan actual del usuario y qué sucede con una cuenta ya activada?

El proceso de creación de cuentas es el estándar y puede consultar el proceso en la documentación aquí.

Por eso, pasemos al caso en que cambiamos el plan de cliente de uno sin configuración de pago periódico a uno nuevo con ellas.

Para evitar la pérdida de datos o funcionalidades del cliente, asigne cuentas a un plan basado en el mismo nivel de plan de socio o superior (por ejemplo, de Lite+ a Lite+ o Advanced).

Luego, complete los siguientes pasos:

• Vaya a su GPS-Trace Console - Forguard - lista de cuentas.
• Encuentre la cuenta de cliente necesaria y vaya a su página.
• Verifique una vez más el plan de cliente actual para no eliminar detalles esenciales.
• Verifique si la fecha de bloqueo automático ya existe. Si lo configuró antes de esta nueva versión, puede requerir recalcular la fecha y los términos del pago periódico.
• Asigne un nuevo plan con opciones de automatización de facturación y actualice la página para ver los cambios y las nuevas fechas.

Lo que puede ver: hay 3 hitos en su proceso de cobro de pagos:

• Próxima fecha límite
• Fecha de recordatorio de fecha límite
• Fecha de bloqueo automático

Si tiene un cliente con una fecha de bloqueo automático anterior a esta versión, esta fecha de bloqueo automático se guardará.

Cómo funciona: Usted configura las 3 fechas y notificaciones. ¿Qué verá su cliente?

Después de asignar un plan con automatización de facturación, los clientes pueden ver su Fecha de vencimiento de la cuenta en la aplicación Forguard, en Configuración de usuario. La interfaz muestra un mensaje para que se pongan en contacto con su proveedor de servicios si tienen preguntas sobre la fecha límite de pago.

Cuando llegue la primera fecha, un cliente verá un banner: "Pago pendiente el {Fecha límite}. Para cualquier pregunta, contacte a su proveedor." Si el usuario toca esta línea, verá la tarjeta del proveedor de servicios con los detalles de contacto.

Cuando la fecha límite pasa y usted otorga a los usuarios un período de gracia de N días después de la fecha límite de pago antes de que su cuenta sea bloqueada, verán la misma notificación con el formato: "El pago está atrasado. Su cuenta será bloqueada el {Fecha de bloqueo automático}. Para cualquier pregunta, contacte a su proveedor."

Después de que llega la fecha de bloqueo automático, el inicio de sesión será bloqueado, aunque la aplicación en sí continúa funcionando como de costumbre. Es la forma más fácil de restaurar toda la funcionalidad una vez recibido el pago.

Escenario 3. Ha recibido el pago y necesita extender el pago periódico para el próximo período.

Ahora es el momento de pensar en el futuro. Una vez que confirme el pago de su cliente, siga estos pasos para extender la fecha límite:

• Vaya a su GPS-Trace Console - Forguard - lista de cuentas.
• Encuentre la cuenta de cliente necesaria y vaya a su página o toque el signo Automatización de facturación para prolongarlo inmediatamente.
  
• En la página de la cuenta, seleccione Información de facturación - configuración.
• Toque el botón Extender período (funciona si lo preconfiguró en la configuración del plan de cliente; el interruptor "Período de pago" debe estar activado).
• Verifique que la fecha esté actualizada.
• Guarde si todo es correcto o edite las fechas si necesita otras diferentes.

En cualquier momento, en la página de la cuenta, en la pestaña de cobro de pagos periódicos, puede desactivar todas las opciones de automatización de facturación o restablecerlas a las comunes de esta tarifa asignada.

La función de automatización de facturación gestiona el cálculo de la fecha límite de pago, las notificaciones a los clientes en la aplicación Forguard y el bloqueo automático de cuentas basado en períodos de pago configurados (1, 3, 12 meses o intervalos personalizados). Esto elimina la necesidad de rastrear manualmente las fechas límite de pago o enviar recordatorios individuales para cada cuenta de cliente.

Cuando se recibe un pago, utilice el botón Extender período en la configuración de facturación de la cuenta para iniciar el siguiente ciclo de pago. La Console recalculará todas las fechas (fecha límite de pago, fecha de recordatorio, fecha de bloqueo automático) basándose en el período configurado.

Esta automatización de facturación le ahorra tiempo al reducir el seguimiento manual de pagos y los recordatorios, al tiempo que garantiza pagos más predecibles. En caso de cualquier pregunta, no dude en contactarnos en nuestro chat.