Forguard: אפשרויות אוטומציית חיוב

אוטומציית חיוב היא תכונה לספקי שירות המסייעת לנהל תקופות גישה בתשלום עבור הלקוחות שלהם (משתמשי Forguard).

בעבר, ב-GPS-Trace Console ספק שירות היה חייב להקצות תוכנית לקוח כדי ליצור חשבון Forguard לעצמו או ללקוח. תוכנית לקוח מגדירה את תצורת החשבון המרכזית (מודולים זמינים, אחסון, מגבלות יחידות וגיאופנסים)
כעת כל תוכנית לקוח כוללת גם הגדרות אופציונליות של אוטומציית חיוב — תוכלו להפעיל ולהגדיר אותן, או להשאיר את אוטומציית החיוב כבויה עבור התוכנית.

אוטומציית חיוב אינה שער תשלומים ואינה מעבדת או גובה תשלומים באופן אוטומטי. מטרתה היא לנהל את לוגיקת מחזור החיוב של החשבון.

התכונה מאפשרת לספק שירות:

• להגדיר באיזו תדירות מצופה תשלום מהלקוח;
• להודיע ללקוח לפני מועד התשלום האחרון;
• לחסום את החשבון, אם רוצים, במקרה של איחור בתשלום;
• להאריך ידנית את תקופת החיוב הפעילה לאחר קבלת התשלום.

נעבור על שלושה תרחישים עיקריים להגדרה ולניהול של תהליכי גביית התשלומים מהלקוחות.

תרחיש 1. כיצד ליצור תוכנית עם הגדרות תשלום תקופתי

השלב הראשון ביצירת חשבון ב-Forguard הוא תוכנית הלקוח.

כדי ליצור תוכנית חדשה:

1. עברו אל GPS-Trace Console - Forguard - Client plans.
2. בחרו + Create client plan.
3. הגדירו את שם התוכנית, את התיאור שלה, את תוכנית השותף שעליה תתבסס התוכנית החדשה, וכן את מספר היחידות, האחסון, כמות הגיאופנסים וסט המודולים.
4. לחצו על הכפתור Save.

בשלב השני של התהליך תוכלו להגדיר את אוטומציית החיוב עצמה:

1. הפעילו את המתג Payment period. הוא קובע באיזו תדירות יש לבצע תשלומים. עם הפעלת החשבון, תאריך התשלום הצפוי נקבע אוטומטית על סמך תאריך ההפעלה.
2. ניתן לבחור 1, 3 או 12 חודשים מוגדרים מראש, או להגדיר תקופה משלכם (למשל 8 חודשים).
3. התראות. הפעילו את המתג Notify before payment. בשדה הזה אפשר גם להגדיר מספר ימים מותאם אישית.
4. חסימה אוטומטית. אם תרצו לחסום את החשבון לאחר מועד התשלום האחרון, הפעילו את המתג הבא וקבעו מספר ימים. אם אתם רוצים שהלקוח ייחסם מיד במועד האחרון, פשוט הזינו 0 בשדה הזה.
5. שמרו את ההגדרות שלכם.

לאחר שתשייכו משתמשים לתוכנית הזו, בעמוד הזה תראו את כל חשבונות הלקוחות המבוססים עליה. שימו לב שניתן לשנות את הגדרות התשלום התקופתי של חשבון מסוים ישירות בחשבון המשתמש, גם אם למשתמש הזה משויכת תוכנית הלקוח הזו.

תרחיש 2. כיצד להעביר חשבון קיים לתוכנית עם הגדרות תשלום תקופתי

תהליך יצירת החשבון הוא הסטנדרטי, ואפשר לעיין בו בתיעוד כאן.

לכן נעבור למקרה שבו אנחנו מחליפים את תוכנית הלקוח מתוכנית ללא הגדרות תשלום תקופתי לתוכנית חדשה שכוללת אותן.

כדי לא לאבד נתוני לקוח או פונקציונליות, שייכו חשבונות לתוכנית המבוססת על אותה רמת תוכנית שותף או גבוהה ממנה (למשל, מ-Lite+ ל-Lite+ או ל-Advanced).

לאחר מכן בצעו את השלבים הבאים:

• עברו אל GPS-Trace Console - Forguard - רשימת החשבונות.
• מצאו את חשבון הלקוח הנדרש ועברו לעמוד שלו.
• בדקו שוב את תוכנית הלקוח הנוכחית כדי לא למחוק פרטים חיוניים.
• בדקו אם כבר קיים תאריך חסימה אוטומטית. אם הגדרתם אותו לפני הגרסה החדשה הזו, ייתכן שיידרש חישוב מחדש של התאריך ושל תנאי התשלום התקופתי.
• שייכו תוכנית חדשה עם אפשרויות אוטומציית חיוב ורעננו את העמוד כדי לראות את השינויים ואת התאריכים החדשים.

מה תראו: יש 3 אבני דרך בתהליך גביית התשלומים שלכם:

• תאריך המועד האחרון הבא
• תאריך תזכורת לפני המועד האחרון
• תאריך החסימה האוטומטית

אם יש לכם לקוח עם תאריך חסימה אוטומטית מלפני הגרסה הזו, התאריך הזה יישמר.

איך זה עובד: אתם מגדירים את כל 3 התאריכים ואת ההתראות. מה יראה הלקוח שלכם?

לאחר שיוך תוכנית עם אוטומציית חיוב, הלקוחות יכולים לראות את תאריך תפוגת החשבון שלהם באפליקציית Forguard תחת הגדרות משתמש. הממשק מציג הודעה לפנות לספק השירות בשאלות בנוגע למועד התשלום.

כשמגיע התאריך הראשון, הלקוח יראה באנר: "התשלום נדרש בתאריך {Deadline date}. לכל שאלה פנו לספק שלכם." אם המשתמש ילחץ על השורה הזו, הוא יראה את כרטיס ספק השירות עם פרטי הקשר.

כאשר המועד האחרון חולף ואתם מעניקים למשתמשים תקופת חסד של N ימים לאחר מועד התשלום ולפני חסימת החשבון, הם יראו התראה באותו פורמט: "התשלום באיחור. החשבון שלכם ייחסם בתאריך {Auto-blocking date}. לכל שאלה פנו לספק שלכם."

לאחר שמגיע תאריך החסימה האוטומטית, הכניסה תיחסם, אך האפליקציה עצמה ממשיכה לפעול כרגיל. זו הדרך הקלה ביותר לשחזר את מלוא הפונקציונליות לאחר קבלת התשלום.

תרחיש 3. כיצד להאריך את תקופת התשלום לאחר קבלת תשלום

עכשיו הזמן לחשוב על העתיד. לאחר שתאשרו את התשלום מהלקוח, בצעו את השלבים הבאים כדי להאריך את המועד האחרון:

• עברו אל GPS-Trace Console - Forguard - רשימת החשבונות.
• מצאו את חשבון הלקוח הנדרש ועברו לעמוד שלו, או לחצו על הסימון Billing automation כדי להאריך מיד.
  
• בעמוד החשבון בחרו Billing information - settings.
• לחצו על הכפתור Extend period (הוא פועל אם הגדרתם זאת מראש בהגדרות תוכנית הלקוח - המתג "Payment period" צריך להיות מופעל).
• בדקו שהתאריך התעדכן.
• שמרו אם הכול תקין, או ערכו את התאריכים אם אתם צריכים אחרים.

בכל רגע, בעמוד החשבון בלשונית של גביית התשלום התקופתי, תוכלו לכבות את כל אפשרויות אוטומציית החיוב או לאפס אותן לאלה הכלליות של התעריף המשויך.

תכונת אוטומציית החיוב מטפלת בחישוב מועדי התשלום, בהתראות ללקוחות באפליקציית Forguard ובחסימה אוטומטית של חשבונות על סמך תקופות התשלום שהוגדרו (1, 3, 12 חודשים או מרווחים מותאמים אישית). כך נחסך הצורך לעקוב ידנית אחר מועדי תשלום או לשלוח תזכורות נפרדות לכל חשבון לקוח.

כאשר מתקבל תשלום, השתמשו בכפתור Extend period בהגדרות החיוב של החשבון כדי להתחיל את מחזור התשלום הבא. ה-Console יחשב מחדש את כל התאריכים (מועד התשלום, תאריך התזכורת, תאריך החסימה האוטומטית) על סמך התקופה שהוגדרה.

אוטומציית החיוב חוסכת לכם זמן בכך שהיא מצמצמת מעקב ותזכורות ידניים, ובמקביל הופכת את התשלומים לצפויים יותר. לכל שאלה – אתם מוזמנים לפנות אלינו בצ'אט.